9 CONSEJOS PARA TENER UNA VIDEO LLAMADA PRODUCTIVA

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Zygmut Bauman ya lo venía anticipando: estamos en tiempos de constantes cambios.  

Nuestra realidad es líquida, fluye, es inconsistente, inestable, impredecible, se transforma con el más mínimo suspiro.

Por eso la habilidad más codiciada en estas épocas es la flexibilidad, la capacidad de habituarnos y adaptarnos rápidamente a dichos cambios.

En el nuevo paradigma el área laboral está mutando y el trabajo remoto llego para quedarse. No solo como un beneficio otorgado por las empresas, sino también como símbolo de la globalización, donde la distancia física no es más que una anécdota filosófica y todos compartimos un mismo espacio: el virtual.

En este mundo virtual todo es posible, hasta las reuniones. Si, son grandes desafíos, pero se puede. Lo más importante antes de organizar un evento de este tipo es preguntarse si la reunión podría reemplazarse por un simple mail. En el caso de que la respuesta sea negativa y no haya otra alternativa que reunirse, elaboramos algunas sugerencias para que todo encuentro virtual sea una experiencia productiva:

1.-Organizarse

Preparar y enviar la invitación a la reunión. Poner fecha, hora y plataforma por donde se llevará a cabo el encuentro. En la invitación tratar de resumir en el titulo el tópico a tratar.

2.-Chequear previamente

Hacer un relevamiento de todo lo que se necesita para llevar a cabo la reunión. Comprobar que el equipo funcione (micrófono, cámara, etc); Corroborar que haya enchufes cercanos, buena señal de wifi, buena luz y en lo posible pocas interrupciones. También chequear las plataformas a utilizar, asegurándonos que funcione nuestro usuario haciendo algún ensayo minutos antes para que todo salga 10 puntos.

3.-Preparar el material a presentar

En el caso de tener material preparado para compartir, controlar que este completo, correctamente guardado, y sobre todo ACCESIBLE (no podemos darnos el lujo de estar en medio de la reunión buscando un archivo).

4.-Evitar interrupciones innecesarias

Antes del inicio de la reunión, asegurarse de cerrar whatsapp web y todas las pestañas personales que no tengan que ver con el tópico de la reunión.

5.-Puntualidad

Super importante! Las personas se toman su tiempo, se visten adecuadamente, y esperan ese “evento” virtual. Asegurarse de cumplir el horario al estilo inglés, de lo contrario, enviar un mail o whatsapp a todos los participantes comentando que existe un retraso imprevisto, reformulando el horario de la reunión.

6.-Organizar los turnos para hablar

Para poder desarrollar una reunión exitosa, se necesita de la escucha activa y la participación ordenada. Por este motivo es importante respetar los turnos para hablar y una buena herramienta para ello es “mutear” el micrófono mientras estamos escuchando (siempre atentos a encenderlo cuando queramos hablar). Hay algunas plataformas que permiten la opción de “levantar la mano” para expresar opiniones en orden, y es muy efectiva. Otra opción es plantear desde el inicio cómo van a ser las reglas para comunicarse y así escucharse entre todos.

7.Elegir un moderador

Es importante que haya una persona dirigiendo el evento para moderar el intercambio de opiniones, y así evitar la dispersión de temas.

8.- Ser conciso

A la hora de expresarse procurar no excederse en los comentarios, ya que la reunión no debería durar más de una hora, como mucho. La atención promedio de las personas es de aproximadamente 40 minutos, a eso sumémosle los minutos que se tarda en presentarse, introducir el tema y buscar archivos o compartir pantallas. Llegamos a 60 minutos, más de eso no sería productivo. En el caso de que falten temas por tratar luego de una hora de reunión, pactar otro encuentro posterior.

9.-Elaborar un resumen

Este punto es muy importante, es la fórmula para evaluar la productividad del encuentro.En esta instancia se hace un breve repaso de los temas conversados y las tareas o tópicos a revisar próximamente. Una opción interesante puede ser elaborar un mail con estos datos para que queden por escrito, así todos los tienen presentes a la hora de continuar con el desarrollo del proyecto en cuestión.

Como conclusión, reflexionemos sobre el desafío positivo y rico que se nos presenta con esta nueva realidad e intentemos con todo esto aprender y evolucionar como profesionales.

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